Steigerung der Effizienz durch Vielfältigkeit – Weber grillt den Zahlungsverkehr

ERP-Systeme, wie Microsofts Dynamics 365 Business Central, sollen in Unternehmen dafür sorgen, dass Prozesse optimiert werden, Transparenz geschaffen wird, Fehler vermieden werden, Ressourcen optimal eingesetzt werden und noch vieles mehr. Vor Einführung eines ERP-Systems wird häufig mit Vorfreude von einer besseren und effizienteren Nutzung aller notwendigen Ressourcen ausgegangen.

Das stimmt allerdings nur teilweise, denn viele Prozesse sind in Unternehmen so speziell, dass die Standardanwendungen häufig keine geeigneten Lösungen dafür anbieten. Es stimmt schon, vieles kann im Standard abgebildet werden, aber längst nicht alles. Ein ERP-System alleine macht selten einen Anwender auf Anhieb glücklich. Vielmehr ist es wichtig, für die individuellen Bedürfnisse die passenden Erweiterungen zu identifizieren. Denn häufig können nur so die Produktions- und Administrationsprozesse sinnvoll und nutzbringend abgebildet werden.

Die Extensions Experts bietet genau das. Eine breite Basis an Anwendungen rund um ihr ERP-System, gepaart mit einer über die Jahre gewachsenen Expertise zu speziellen Themen, wie Finanzbuchhaltung, Reporting, Lagerbewertung und vieles mehr. Haben Sie also spezielle Anforderungen, die in Ihrem ERP-System abgebildet werden müssen, sind Sie hier genau richtig!

Im Falle der Weber-Stephen-Deutschland GmbH musste ein Tool gefunden werden, um die Prozesse in der Finanzbuchhaltung schneller, effizienter und weniger fehleranfällig zu gestalten. Mit dem Einsatz unserer OPplus – Komfortmodule ist dies gelungen. So konnten sich die Mitarbeiter von Weber-Stephen anderen sinnvolleren Aufgaben widmen. Die eintönigen manuellen Prozesse wurden automatisiert und die Arbeitsplätze konnten letztendlich wesentlich spannender gestaltet werden.

Referenz: OPplus für Weber Grill

Im Gespräch mit Martina Jungfer Senior Accountant Credit & Collection, Finance

Seit 1952 bietet die Firma Weber-Stephen-Deutschland GmbH das perfekte Grillerlebnis: erstklassiges Know-How, einzigartige Produktvielfalt und die Begeisterung für alles rund ums Grillen. So wurde gleich zu Beginn der Firmengeschichte aus einer simplen Schiffsboje, ein Kugelgrill entwickelt, der das Grillen so nachhaltig geprägt hat, dass es zu einem echten Lifestyle geworden ist.

Als Marktführer mit umfassender Produkt- und Service-Palette, ist die Weber-Stephen-Deutschland GmbH heute international ein Synonym für Innovationen rund um das allseits beliebte Barbecue. Mit Niederlassungen in über 40 Ländern auf allen Kontinenten entwickelt dieses Unternehmen aus dem einfachen Grillen ein grenzüberschreitendes Kulturgut. Denkt man an Weber, denkt man an eine weite, grüne Wiese. Am Fluss gelegen. Die besten Freunde um sich herum. Gute Musik begleitet gute Gespräche. Kurzum: an eine richtig gute Zeit.

Wie passen nun unser OPplus und die Weber-Stephen-Deutschland GmbH zusammen? Wo ist der gemeinsame Nenner?

Dazu haben wir einen Blick hinter die Kulissen dieses Weltunternehmens geworfen und uns mit Martina Jungfer, Senior Accountant Credit & Collection, Finance, unterhalten. Denn auch ein Weltmarktführer wie Weber, hat Zahlungseingänge zu buchen, muss Rechnungen bezahlen und Posten ausgleichen. Natürlich sucht Weber – als Global Player – permanent nach Möglichkeiten, die Prozesse innerhalb des Unternehmens zu optimieren. Weber hält das Ohr an den Puls der Zeit, um immer die besten Produkte anbieten zu können. Das gilt selbstverständlich auch für die administrativen Prozesse. In der Finanzbuchhaltung helfen unsere Komfortmodule OPplus, die Geschäftsprozesse zu optimieren.

Die Weber-Stephen-Deutschland GmbH setzt aktuell die Komfortmodule Basis, Zahlungsverkehr, Verbände, OP-führende Sachkonten, Auslandszahlungsverkehr, sowie den schweizerischen und den österreichischen Zahlungsverkehr ein. Vor OPplus wurden sämtliche ein- und ausgehenden Zahlungen manuell gebucht. Auch die offenen Posten wurden den entsprechenden Belegen manuell zugordnet. Jeder, der einmal 1.500 Zahlungseingänge buchen musste, weiß, wie zeitaufwendig und auch ermüdend diese Arbeit werden kann. Genau deshalb entschied sich Weber im Jahr 2011 für die Nutzung von OPplus.

Mit unserem „Basis“-Modul lassen sich die Debitorenzahlungen beim Bankimport mühelos automatisiert den offenen Belegen zuordnen. So benötigt Weber heute beispielsweise für rund 1.500 Eingangszahlungen rund 15 Minuten Buchungszeit. Hierzu mussten lediglich einige Parameter in den Einstellungen belegt werden, sodass die Kontoauszüge eingelesen und automatisch gebucht werden können. Weber lässt demnach erst nach Belegnummern suchen. Stehen diese nicht oder falsch im Auszug, wird die Debitorennummer durch unser System analysiert und schließlich automatisch kontiert. So können die Posten dann einfach zugeordnet und gebucht werden. Mit OPplus wurde bereits sehr früh eine Ausgleichstrefferquote von mehr als 70% erreicht und der manuelle Buchungsaufwand konnte erheblich reduziert werden. So konnten 2-3 Arbeitstage für andere Aufgaben genutzt werden.

Die Weber-Stephen-Deutschland GmbH arbeitet darüber hinaus sehr intensiv mit unserem Modul „Verbände“ im Zusammenspiel mit dem „Zahlungsverkehr“. Durch die Nutzung lassen sich kreditorische Debitoren und debitorische Kreditoren im Verbund zusammenzufassen und die Buchungsvorgänge werden erheblich beschleunigt. Unsere Lösung zeigt auch hier, dass wir aufwendige Prozesse vereinfacht darstellen. So wird alles schneller bearbeitet und das Fehlerrisiko minimiert. Ebenso nutzt Weber dieses Modul, um sowohl Kreditoren-, als auch Debitorenverbände abzubilden. Somit wird nicht nur beim Anlegen neuer Kontakte, sondern auch beim Buchen der Posten Zeit gespart.

Hinzu kommt, dass die Weber-Stephen-Deutschland GmbH zusätzlich die Möglichkeit nutzt, auch in der Schweiz und in Österreich mithilfe der entsprechend optimierten Zahlungsverkehre homogen zu arbeiten. So arbeiten Insgesamt in der DACH-Region eine Vielzahl an Niederlassungen mit OPplus und den genannten Modulen!

Das gesamte gbedv-Team bedankt sich bei der Weber-Stephen-Deutschland GmbH für diesen tollen Einblick in die Unternehmensprozesse, speziell die der Finanzbuchhaltung. Wir freuen uns und sind auch ein klein wenig stolz darauf, dass ein so erfolgreiches Unternehmen wie die Weber Stephen-Deutschland GmbH unsere Produkte einsetzt. Wir haben das Gefühl, ebenfalls ein Teil dieser Erfolgsgeschichte zu sein, denn gemeinsam mit Weber grillt OPplus den Zahlungsverkehr.

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