Dokumentenmanagement neu gedacht – Interview mit Andreas Blom, DMS-Experte bei der TSO-DATA GmbH

Dokumentenmanagement bildet die Grundlage jeglicher Geschäftsbeziehung, denn es ermöglicht den Austausch von Informationen, Dokumenten und Wissen. ERP-Lösungen wie beispielsweise Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV, unterstützen, verwalten und optimieren zwar die Wirtschaftsströme und Betriebsabläufe im Unternehmen, berücksichtigen aber zu wenig die „Dokumentensicht“.

Wer professionelles Dokumentenmanagement betreiben möchte, benötigt daher eine starke und flexible Lösung hinter den Kulissen. Ein DMS-System sollte sich nahtlos mit betrieblichen Prozessen verknüpfen und an bestehende IT-Systeme, wie z.B. Dynamics 365 Business Central / NAV, anbinden lassen. Nur so werden effiziente Strukturen etabliert. Mit dem M-Files DMS-Connector für Dynamics 365 Business Central hat TSO-DATA eine Lösung entwickelt, die die Stärken von Business Central / NAV und dem DMS-System M-Files verknüpft und vereint.

Über eine neue Denkweise des Dokumentenmanagements berichtet heute Andreas Blom, DMS-Experte bei der TSO-DATA GmbH, in einem kurzen Interview.

Was verbirgt sich hinter dem Titel „Dokumentenmanagement neu gedacht“?

Mit dem Titel möchte ich deutlich machen, dass Dokumentenmanagement heute weitaus mehr ist und mehr kann als die klassische Dokumentenarchivierung, wie es viele kennen. Moderne ECM- oder DMS-Systeme begleiten Dokumente während des gesamten Lebenszyklus´, von der Erstellung bis hin zur Archivierung. Dabei sind sie so aufgebaut, dass sie sich direkt in bestehende Prozesse und IT-Systeme integrieren lassen.

Welche Ausgangssituationen finden Sie im Regelfall in Unternehmen vor?

9 von 10 Unternehmen drucken ihre Dynamics 365 Business Central- / NAV-Eingangsbelege manuell aus, heften sie ab oder speichern sie auf dem Firmenlaufwerk. Kurzfristig “mal” Informationen für einen Termin oder einen Kollegen bereitzustellen ist undenkbar. Hinzu kommt, dass die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit nur eingeschränkt möglich ist. Dokumente, Daten und Wissen sind auf Ordner und Aktenschränke verteilt oder in den Köpfen einzelner Mitarbeiter verankert. Dabei ist es so wichtig Informationen zentral bereitzustellen, sie zu teilen und vor allem schnell zu finden, wenn sie benötigt werden. In Zeiten von Effizienz und Performancesteigerung, dürfen sich Unternehmen nicht mehr mit der Suche von Dokumenten beschäftigen – sie sollten dies professionellen Systemen überlassen.

Was bietet TSO-DATA den Kunden für eine Lösung?

Durch unsere langjährige Erfahrung im Bereich Dynamics 365 Business Central / NAV sind wir in der Lage die ERP-Prozesse exakt auf die des DMS-Systems abzustimmen. Wichtig ist, dass die DMS-Lösung flexibel genug ist, um sich an die gegebenen Organisationsstrukturen anzupassen. Mit M-Files bieten wir ein metadatenbasiertes DMS-System, welches seine Anwender durch einen hohen Funktionsumfang, einfaches Suchen und Finden, Anwenderfreundlichkeit und die dynamischen Berechtigungsstrukturen überzeugt. Um diese Vorteile mit denen von Dynamics 365 Business Central / NAV zusammenzubringen, hat TSO-DATA den M-Files DMS-Connector für Microsoft Dynamics 365 Business Central entwickelt.

Wovon profitieren Unternehmen mit M-Files DMS Connector von TSO-DATA?

Der M-Files DMS-Connector verknüpft Dynamics 365 Business Central / NAV und M-Files nahtlos miteinander. So lassen sich Belege wie z.B. Rechnungen und Lieferscheine oder elektronische Dokumente und E-Mails einfach sowohl mit Business Central-/ NAV-Stammdaten wie Artikeln, Kontakten, Kreditoren oder Debitoren als auch mit Business Central-/ NAV-Vorgängen in Einkauf oder Verkauf wie Anfragen, Bestellungen oder Aufträgen verknüpfen und an M‐Files übertragen. Alle Dynamics 365 Business Central- / NAV-Belege werden so automatisiert archiviert. Dabei versieht M‐Files alle Dokumente aus Business Central / NAV automatisch mit den passenden Metadaten, die den geschäftlichen Kontext des Dokuments herstellen. Die automatische Verschlagwortung steigert die Daten- und Prozessqualität und reduziert die Prozesskosten.

Zusätzlich besteht die Möglichkeit einer manuellen Verknüpfung von Dateien per „drag and drop“. Getreu dem M-Files‐Motto „was-statt‐wo“ müssen sich die Nutzer keine Gedanken zu Ablage‐ oder Ordnerstrukturen machen. Über die Metadaten sind alle abgelegten Dokumente schnell auffindbar und Zusammenhänge zwischen verschiedenen Dokumenten werden transparent.

Gescannte Belege aus der täglichen Eingangspost können einfach mit dem Vorschau‐Viewer in Dynamics 365 Business Central / NAV gesichtet und den entsprechenden Vorgängen zugeordnet werden. Die Business Central- / NAV-Nutzer arbeiten weiterhin in ihrer gewohnten Umgebung und haben alle relevanten Dokumente geordnet im Zugriff. Das macht die Bedienung besonders anwenderfreundlich.

Unser DMS-Connector hat sich schon in zahlreichen Dynamics 365 Business Central- / NAV-Projekten bewährt. Business Central und M-Files ergänzen sich einfach perfekt. Business Central-/ NAV-Nutzern erschließen wir die komfortablen Möglichkeiten des intelligenten Dokumenten- und Informationsmanagements, bei besonders einfacher Bedienung und effizienten Einführungszeiten.