Digitaler Rechnungsversand leicht gemacht

In einer Zeit wie dieser sind automatisierte und vor allem digitalisierte Prozesse wichtiger denn je. So ist beispielsweise eine automatisierte Belegverarbeitung bei der Arbeit aus dem Homeoffice essenziell, da so alle Mitarbeiter egal von welchem Standort aus Rechnungen erstellen, versenden und freigeben können.

Hinzu kommt, dass durch eine neue EU-Richtlinie der Versand von digitalen Rechnungen an deutsche Behörden und Institutionen seit dem 27.11.2020 nun auch verpflichtend ist.

Grundlage dafür ist die EU-Richtlinie 2014/55/EU, die vorschreibt, dass Rechnungen an Behörden oder Institutionen ab einem Rechnungsbetrag von 1000 € im XML-Format erstellt und versendet werden müssen. Ziel der Richtlinie ist nicht nur die Standardisierung des Rechnungsversands und der Rechnungsverarbeitung innerhalb der gesamten EU, sondern auch die Steigerung der Effizienz und die sicherere Gestaltung der Rechnungsabwicklung.

Dies soll mit dem Umstieg auf digitale Rechnungen erreicht werden. Viele Unternehmen erstellen und versenden bereits digitale Rechnungen im PDF-Format. Diese können ganz einfach und automatisiert mit Continia Document Output versendet werden. Die EU-Richtlinie unterscheidet allerdings in folgende digitale Rechnungsformate:

  • unstrukturierte Daten (z.B. PDF, JPEG)
  • hybride Daten (z.B. ZUGFeRD)
  • strukturierte Daten (z.B. XRechnung, CSV)

Dabei gelten unstrukturierte Daten laut EU-Richtlinie nicht als digitale Rechnungen, da diese nicht ohne technischen (z.B. OCR) oder manuellen Zusatz verarbeitet werden können. XRechnungen dagegen lassen sich automatisiert weiterverarbeiten und bieten außerdem exakte Daten.

Die digitale Rechnungsabwicklung spart Unternehmen sowohl Zeit als auch Geld – wie? Das erläutern wir Ihnen im Folgenden:

Zum einen können durch den digitalen Versand von Rechnungen Kosten für Druckerpapier oder Porto eingespart werden. Zudem ergibt sich eine Zeitersparnis, da der Druck und die manuelle Abwicklung des postalischen Versands wegfallen. Außerdem sind digitale Rechnungen weniger fehleranfällig, sodass weniger Nachbereitung erforderlich ist. Das Recherchieren digitaler Rechnungen ist zudem deutlich weniger zeitintensiv als in Papierform. Da die Zustellung und Verarbeitung von Rechnungen automatisch und somit in kurzer Zeit von statten geht, können diese schneller bezahlt werden, wodurch die Liquidität des rechnungsstellenden Unternehmens steigt.

Continia bietet eine Reihe an Lösungen, die es Unternehmen ermöglichen, Prozesse zu optimieren und vollständig digital abzuwickeln. Ein wertvoller Baustein im Rahmen der Prozessoptimierung ist Document Output.

Document Output ist eine End-to-End-Lösung für Microsoft Dynamics 365 Business Central für den automatischen Versand oder Druck von Geschäftsdokumenten. Zusätzlich zum elektronischen Versand von Rechnungen und anderer Belege wie Angebote, Lieferscheine, Mahnungen, Gutschriften und vielen mehr, wurde Document Output um eine Druck-Funktion erweitert. Mit dieser Funktion können Dokumente direkt ohne Öffnen oder Speichern auch aus dem Web Client heraus gedruckt werden. Außerdem können alle Dokumente über die Stapeldruck-Funktion auf einmal ausgedruckt werden. Dabei werden gedruckte und versendete Dokumente automatisch protokolliert.

Um unsere Position als führender Anbieter für die Verarbeitung ein- und ausgehender Dokumente aus Microsoft Dynamics 365 Business Central zu stärken und um den EU-Formularien gerecht zu werden, wurde Document Output nun um eine Funktion zum rechtskonformen Versand XML-basierter Belege erweitert. So ist der automatische Belegversand nicht mehr nur wie gewohnt als PDF-Anhang mit Document Output möglich, sondern jetzt auch EU-Richtlinien-konform im Format XRechnung oder PEPPOL, sowie künftig auch ZUGFeRD mit der kürzlich veröffentlichten Erweiterung XML Export von Continia.

Die integrierte Anbindung von XML Export an das Continia Delivery Network (kommendes Release) ermöglicht es Anwendern, die erzeugten Belege direkt über das PEPPOL eDelivery Network an Kunden zu senden. Dabei müssen keine zusätzlichen Verträge mit anderen PEPPOL-Dienstleistern abgeschlossen werden, sondern es wird alles von Continia abgewickelt. Somit können Sie nun Rechnungen in jeglichen Formaten wie PDF oder XML mit Lösungen von Continia versenden.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie uns gerne jederzeit per E-Mail an [email protected] oder per Telefon unter der Nummer +49 40 696 324 180.

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