Digitale Belegverarbeitung von Überall

In den letzten 1,5 Jahren wurde die Welt stark ausgebremst. Langsam kehrt wieder etwas „Normalität“ zurück, flexibles Arbeiten von unterschiedlichen Standorten ist seit inzwischen über einem Jahr jedoch noch immer essenziell.

Während die Welt durch die Pandemie ausgebremst wurde, wurde die Digitalisierung in Unternehmen gezwungenermaßen beschleunigt. Gerade jetzt – aber auch in Zukunft – sind digitale Unternehmensprozesse entscheidend für den Erfolg von Unternehmen.

Klassischerweise läuft die Bearbeitung von eingehenden Belegen in Unternehmen in etwa wie folgt ab:

Die eingegangene Rechnung wird im Papierformat zur Genehmigung mit der Hauspost oder in einer Mappe zur genehmigenden Person gebracht. Nach der Genehmigung ist die Rechnung bereit für die Eingabe in das ERP-System.

In der Buchhaltung werden jetzt alle relevanten Details aus der physischen Rechnung manuell in das ERP-System eingeben. Nach dem Buchen der Rechnung muss der physische Beleg mit der neu registrierten Belegnummer aus dem ERP-System ergänzt werden. Der physische Beleg wird dann in einem Ordner abgelegt.

Die Kosten für diesen Prozess sind immens. Laut einer Studie im Rahmen des „Leitfaden Elektronische Rechnungen in der öffentlichen Verwaltung“ des BMI aus 2014 kostet die manuelle Bearbeitung von Dokumenten bei ca. 3 Stunden pro Tag 60 €. Im Monat summiert sich dies auf 50 Stunden, was ein Unternehmen bereits 1.000 € kostet. Im Jahr sind das 600 Stunden und kostet Unternehmen 12.000 €.

Wo früher die Belege in Genehmigungsmappen zur Genehmigung wanderten, wird dies durch die Pandemie erschwert und muss digital abgebildet werden. Wir haben uns die Digitalisierung dieser Prozesse mit unserem Add-on Continia Document Capture für Microsoft Dynamics Business Central zur Aufgabe gemacht und möchten Unternehmen bei der Digitalisierung ihrer Prozesse optimal unterstützen. Mit Continia Document Capture kann der zeitintensive Prozess der manuellen Rechnungsverarbeitung automatisiert und digital abgebildet werden – und das von Überall! Eingehende Dokumente werden automatisch mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) erfasst und verarbeitet.

Eingangsrechnungen mit automatisch erkannten Informationen

Die Rechnungen können automatisch registriert und zur Genehmigung an die jeweilige genehmigende Person gesendet werden. Die Genehmigung ist jederzeit sowohl in Business Central als auch über einen Webbrowser möglich. Nach der Freigabe ist die Rechnung ohne manuellen Eingriff bereit zur Buchung in Business Central.

Online Genehmigungsübersicht im Continia Web Approval Portal

Document Capture ist schnell und leicht implementiert und kann einfach an die individuellen Unternehmensprozesse angepasst werden, sodass die Vorteile der Lösung schnell genutzt werden können.

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