Die 7 wichtigsten Sales-Reports für Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV

Eines der wichtigsten Versprechen von ERP-Lösungen ist die vollständige Transparenz über den Geschäftsverlauf. Ein Wunsch, der in der Realität oft unerfüllt bleibt, obwohl viele Daten vorhanden sind. Nur ein effizientes und verständliches Reporting über aktuelle oder historische Vertriebszahlen, sorgt dafür, dass ein ERP-System nicht zu einem Datengrab wird. Es gibt bewährte Vertriebskennzahlen und -analysen, die jedes Unternehmen kennen und nutzen sollte. Am Beispiel eines Handelsunternehmens stellen wir Ihnen die sieben Wichtigsten Sales-Reports vor.

  1. Periodenvergleiche
    Das EKG für den Herzschlag des Unternehmens sind Periodenvergleiche. Anhand dieser werden Umsatz, Absatz und Deckungsbeitrag in Summe oder im Durchschnitt über einen definierten Zeitraum im Vergleich zu vergangenen Zeiträumen betrachtet. Im Vergleich mit beispielsweise historischen Daten, können Abweichungen erkannt und Prognosen erstellt werden. Wichtig hierbei ist eine flexible Darstellung der Entwicklung über die Zeitachse, um saisonale Faktoren berücksichtigen zu können. Das laufende Jahr (Current Year, CY), das Jahr bis zum Datum (Year-to-Date, YTD), das Quartal bis zum Datum (Quarter-to-Date, QTD), ein oder mehrere Vorjahre (Prior Year, PY), das Vorquartal (Prior Quarter, PQ) und das Vorjahr bis zum Datum (Prior Year-to-date, PYTD) sind dabei typische Vergleichszeiträume. Die Darstellung erfolgt in der Regel prozentual und absolut. Periodenvergleiche sollten kontinuierliche betrachtet werden, denn sie geben Ihnen Aufschluss über die aktuelle Performance Ihres Unternehmens.
  2. Umsatz-/Deckungsbeitrag im Detail
    Die unter Punkt 1 genannten Periodenvergleiche können nicht nur auf das Gesamtunternehmen abzielen, sondern auch als detaillierte Analysen einzelne Teilbereiche betrachten. Gebräuchliche Unterteilungen sind regionale Gliederungen (z.B. Länder, PLZ-Bereiche), produktbezogene Gliederungen (z.B. Warengruppen), kundenbezogene Gliederungen (z.B. Branchen, Segmente, Verbände) und organisatorische Gliederungen (z.B. Vertriebsgebiet, Verkäufer, Unternehmensbereiche). Mit Detailanalysen von Deckungsbeitrag oder Umsatz, kann die Unternehmens-Performance mit Blick auf Produkt-, Kunden- und von Organisationseinheiten verglichen werden – ein Ausgangspunkt für die Verbesserung und Optimierung im Detail.
  3. ABC-Analyse nach Artikel/Artikelgruppen und Kunden/Kundengruppen
    Das klassische Instrument für eine differenzierte Betrachtung von Artikeln bzw. Kunden ist die ABC-Analyse. Eine übliche Aufteilung ist beispielsweise A=80%, B=15% und C=5%. Dabei machen A-Kunden 80% des Umsatzes aus, B-Kunden 15% usw. Möglich ist es auch, die ABC-Analyse auf einzelne Artikel- bzw. Kundengruppen anzuwenden. So können z.B. A-Kunden bzw. A-Artikel identifiziert werden, bei denen der Hebel für z.B. Margenverbesserungen besonders groß ist.  Nutzen Sie die ABC-Analysen, damit nachweislich und schnell die wichtigsten Artikel- und Kundensegmente ermittelt werden können. Nur so können Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren.
  4. Artikel und Kunden mit sinkendem/ohne Absatz
    Die Auswertung ermöglicht Ihnen, High-Performer und Schwachstellen in Ihrem Artikelsortiment bzw. in Ihren Kundensegmenten aufzudecken. Es kann mehrere Gründe haben, warum ein Artikel über einen längeren Zeitraum nicht verkauft wurde. Entspricht er nicht den Kundenwünschen? Ist die Präsentation im Vertrieb nicht optimal? Auch Kunden, die länger nicht gekauft haben, sollten in der Marketingplanung klassifiziert und für verkaufsfördernde Maßnahmen und Kampagnen berücksichtigt werden. Nutzen Sie diese Auswertung als Ausgangsbasis für weitere Analysen, um das Portfolio an Artikeln und Kunden kontinuierlich zu verbessern.
  5. Wiederkaufrate
    Für viele Unternehmen ist es wichtig zu wissen, wie regelmäßig ihre Kunden einkaufen. Die Wiederkaufrate insgesamt ist einerseits ein guter Indikator dafür, wie gut Sie als Anbieter eingeschätzt werden, andererseits erlaubt sie fundierte Prognosen für das zukünftige Geschäft. Gründe für eine sinkende Wiederkaufrate, sollten ermittelt und analysiert werden. Liegt es an der Qualität der Produkte? Wie ist das Verhältnis zwischen Preis und Leistung? Ist die Kundenzufriedenheit gesunken? Sind Mitbewerber für Ihre Kunden attraktiver geworden? Tipp: Betrachten Sie diese Auswertung aufgeschlüsselt nach Kunden- oder Artikelgruppen.
  6. Neu- zu Bestandskunden
    Wie hoch ist der Anteil an Neukunden in Ihrem Unternehmen? Diese Frage ist vor allem interessant, wenn Sie die Wirksamkeit von Marketingaktivitäten bestimmen möchten, Kapazitäten im Service planen oder auch für die Abrechnung von Provisionen im Vertrieb. Die Neukunden/Bestandskunden-Ratio ist ebenso ein wichtiger Indikator für die zukünftige Entwicklung Ihres Geschäfts. Ermittelt wird diese Ratio über die Kaufhistorie der Kunden.
  7. Auftragsdurchlaufzeiten
    Die Kennzahl „Auftragsdurchlaufzeiten“ bezieht sich auf die benötigte Zeit für die Abwicklung einer Kundenbestellung vom Auftragseingang bis zur Auslieferung. Bewerten Sie mit ihr die Effizienz und Qualität Ihrer internen Prozesse. So lassen sich typische Probleme wie beispielsweise Lieferengpässe oder Abstimmungsprobleme bei einzelnen Produkten schnell identifizieren. Ist die Schwankungsbreite innerhalb einer Periode sehr hoch, spricht dies für wenig standardisierte Prozesse. Im Periodenvergleich lassen sich Verbesserungen bzw. Verschlechterungen oder saisonale Effekte aufspüren. Nutzen Sie diese Analysen für ein kontinuierliches Monitoring interner und auch externer Prozesse – damit Probleme schnell identifiziert werden können.

Was beleuchten die 7 wichtigsten Sales-Reports?

Die sieben genannten Sales-Reports sind die wichtigsten, um Ihnen nicht nur ein kontinuierliches Monitoring der bedeutendsten Vertriebsparameter zu bieten, sondern ermöglichen Sie Ihnen auch viele Ansätze für Verbesserungen und weitere Detailanalysen. Insbesondere in der gemeinsamen Betrachtung decken sie das notwendige Spektrum ab, um auch versteckte Zusammenhänge und Sachverhalte aufzudecken.

Wie kommt man zu diesen Auswertungen?

Die gute Nachricht für Nutzer von Business Central / NAV ist, dass die nötige Datenbasis für die genannten Auswertungen bereits in Ihrem ERP-System vorhanden ist. Sie muss nur noch passend extrahiert und aufbereitet werden. Dazu eignet sich Microsoft Power BI optimal, weil Integration und Nutzung besonders einfach und intuitiv ist.
Im Gegensatz zu vielen deutlich komplexeren Lösungen steht bei Microsoft Power BI der Self-Service-Gedanke im Vordergrund: Power BI Nutzer müssen keine Business-Intelligence-Profis sein, um Auswertungen und graphische Darstellungen eigenständig zu gestalten und anderen Anwendern zur Verfügung zu stellen bzw. diese auch in Business Central / NAV einzubinden. Wer sich mit Excel auskennt, findet sich in und mit Power BI schnell zurecht. Auch die Integration anderer Datenquellen ist problemlos möglich. Die Bereitstellung als Microsoft Cloud-Service macht die technische Einführung einfach und die Lizenzierung sehr flexibel.

Microsoft Power BI hat uns überzeugt, weil es eine perfekte Ergänzung zu unserer bestehenden Microsoft Dynamics NAV-Umgebung ist. Workflows und Analysen können wir seitdem einfach, flexibel und eigenständig bearbeiten. Der Funktionsumfang, die Flexibilität und das einfache Handling sind nur einige Mehrwerte der BI-Lösung, die uns rundum zufriedenstellen. Und mit TSO-DATA haben wir einen IT-Partner an unserer Seite, der sowohl in NAV als auch Power BI eine hohe Expertise vorweisen kann.

Felix Knoll, Geschäftsführer der Berky GmbH, zum Nutzen von Power BI

Der einfache Weg: Vorgefertigte Auswertungspakete kaufen

Wer schnell einsteigen möchte, kann auf vorgefertigte Pakete zurückgreifen. Ein Beispiel ist die Power BI Sales Lösung für Microsoft Dynamics 365 Business Central / NAV von TSO-DATA. Diese stellt bereits vorkonfiguriert alle relevanten Datenbereiche für Sales-Reports in Microsoft Power BI automatisiert bereit. Sie können direkt Ihre ersten Auswertungen nutzen und einfach Weitere erstellen, ohne sich mit den Details der Datenhaltung und -aufbereitung im ERP auseinandersetzen zu müssen. Die technische Anbindung erfolgt über Standard-Konnektoren von Microsoft und ist in der Lösung bereits enthalten.

Unser Fazit

Business Intelligence muss nicht schwierig sein. Vorgefertigte Module vermeiden technische Anfangshürden und ermöglichen Nutzern, schnell in die Gestaltung und Verfeinerung eigener Auswertungen einzusteigen. Appetit auf mehr kommt dann schnell beim Essen.

Mehr unter www.tso.de

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