Continia

Verwaltungsprozesse effektiver bearbeiten

Continia

Verwaltungsprozesse effektiver bearbeiten

Seit mehr als 25 Jahren verschaffen wir bei Continia Nutzern von Microsoft Dynamics einen Mehrwert, indem wir Lösungen entwickeln und anbieten, mit denen die unterschiedlichen Arten des Verwaltungsprozesses effektiver bearbeitet werden können.

Unsere zertifizierten Lösungen beschleunigen Ihre Finanzprozesse und unterstützen Ihre Mitarbeiter bei der Bewältigung der täglichen Flut von Dokumenten und Informationen.

Wenn Sie sich für eine Lösung von Continia entscheiden, erhalten Sie über unser weltweites Netzwerk von mehr als 1000 Partnern stets qualifizierte Hilfe bei der Installation, dem Training Ihrer Anwender und dem späteren Support. Wir freuen uns darauf, Ihre Dynamics-Lösung zu verbessern.

Lernen Sie unsere Produkte kennen:

Experten

Britta Siebken

Head of Customer Success bei Continia

Erscheint Ihnen die Anlagenbuchhaltung auch oft zu unkomfortabel? Nutzen Sie einfach unsere erw. Anlagenbuchhaltung, wo Sie als Anwender effizient unterstützt werden.

Sebastian Radloff

Geschäftsführer bei Continia

Ich möchte Ihnen zeigen, wie Sie mit Hilfe unserer in Microsoft Dynamics Business Central integrierten Lösungen für die Belegverarbeitung, die täglichen zeitraubenden Aufgaben erheblich vereinfachen und beschleunigen können.

Vortrag

Sebastian Radloff & Britta Siebken
Continia Software GmbH

Buchhaltung leicht gemacht – Wie Continia Lösungen den Arbeitsalltag erleichtern

Raum I
12:20 - 12:40 Uhr

Wir zeigen Ihnen wie Sie täglich anfallende Tätigkeiten und Herausforderungen in der Finanzbuchhaltung mit Lösungen von Continia vereinfachen können. Dabei erläutern wir Ihnen anhand von praktischen Beispielen die Vorteile einer automatisierten Belegverarbeitung, Zahlungsverwaltung und Verwaltung von Reisekosten.

Produkte

Eingangsrechnungen und sonstige Dokumente automatisieren

Mit Continia Document Capture empfangen Sie Einkaufsrechnungen, Aufträge und andere Belege elektronisch direkt in Microsoft Dynamics Business Central.
Die Belege werden automatisch ausgelesen und verarbeitet, der manuelle Aufwand für die Bearbeitung dadurch minimiert.

Das integrierte Genehmigungsverfahren kann durch die Mitarbeiter bequem am PC oder mobil per Tablet oder Mobiltelefon durchgeführt werden.

Vorteile:

  • Komplett integriert in die Business Central Geschäftsprozesse
  • Belegerkennung mittels OCR (optischer Zeichenerkennung)
  • Automatischer Bestellabgleich (Rechnung zu Bestellung/Lieferung)
  • Vollständige Transparenz (Volltextsuche, Protokollierung)
  • Stark skalierende Lösung für steigende Belegvolumen
  • Komplette Funktionalität auch aus dem Home-Office

Spesen unterwegs abrechnen – einfach und offline

Continia Expense Management macht Schluss mit dem mühsamen und zeitraubenden Prozess der Reisekostenabrechnung. Ihre Mitarbeiter können mit Hilfe der kostenfreien – auch offline fähigen – App direkt auf Ihrem Smartphone Tankbelege, Hotelrechnungen, gesetzlichen Verpflegungspauschalen und sonstigen Spesen erfassen. Die erfassten Spesen und Anlagen können direkt in Business Central vom Buchhalter/Sachbearbeiter geprüft werden. Eine manuelle Kontierung ist nicht mehr notwendig.

Falls die Spesen genehmigt werden müssen, können die Mitarbeiter dafür das integrierte Genehmigungsverfahren am PC, Tablet oder Smartphone durchführen.
Ein automatischer Import von Kreditkartentransaktionen (VISA, Mastercard, American Express oder anderen Banken) ermöglicht eine noch schnellere Bearbeitung von Belegen. Expense Management spart sowohl Zeit als auch Ressourcen Ihrer Mitarbeiter und in Ihrer Buchhaltung.

Effiziente, zuverlässige und kostengünstige Lösung zur Erstellung und zum Versand von Belegen

Continia Document Output unterstützt Ihre Mitarbeiter bei der Kommunikation mit Ihren Kunden aus aller Welt. Durch den Versand von Dokumenten wie bspw. Auftragsbestätigungen, Bestellungen, Rechnungen und auch Erinnerungen direkt aus Microsoft Dynamics 365 Business Central automatisieren Sie die Verteilung von Dokumenten und Berichten an Ihre Kunden.

Mit Document Output erhalten Sie mehr als 20 einsatzbereite E-Mail-Vorlagen, die mit einem integrierten HTML-Editor personalisiert auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten werden können. Alle Aktivitäten werden protokolliert, sodass Sie jederzeit die volle Kontrolle behalten. Document Output bietet Ihnen Sicherheit durch die Möglichkeit PDF-Dokumente zu signieren, einen Hintergrund oder Wasserzeichen einzufügen, um nachträgliches Bearbeiten von Dokumenten zu unterbinden.

Vorteile und Features im Überblick:

  • Optimierter und automatisierter Versand aller Dokumente
  • Mehr als 20 verschiedene und sofort einsetzbare E-Mail-Vorlagen
  • Integrierter HTML-Editor, um professionelle E-Mails entwerfen zu können
  • Flexible Verwendung von Platzhaltern in E-Mails
  • Vollständiges Protokoll aller gesendeten E-Mails, Ausdrucke und elektronischen Dokumente
  • Hinzufügen von Hintergrund-PDFs und Wasserzeichen zu angehängten Dokumenten
  • Möglichkeit, alle PDF-Dateien mit Ihrem eigenen Zertifikat rechtsgültig zu unterzeichnen

Das Modul Zahlungsimport unterstützt den Anwender beim Import von

  • Bankauszügen (CAMT oder MT940)
  • Ausländische Bankauszüge (durch frei definierbare CSV-Ports)
  • Zahlungsavisen (durch frei definierbare CSV-Ports oder REMADV)

Das Ziel eine 90 % Trefferquote beim Import zu erhalten, kann erreicht werden durch

  • Zahlreiche Einrichtungen bezüglich Debitoren-/Kreditorennummern und Belegnummern
  • Kontierungsregeln für wiederkehrende Buchung, wie Leasingraten und Versicherungsbuchungen. Hier können Beträge auf diverse Zeilen aufgeteilt werden, um die Kosten z.B. auf verschieden Kostenstellen zu verteilen
  • GV-Code-Kontierungsregeln mit denen man z.B. auch Rücklastschriften automatisch zur Zahlung zuordnen kann und die anfallenden Gebühren automatisch gesondert buchen kann.
  • Bei Zahlungsavisen kann man dabei auch Delkredere und WKZ automatisiert gesondert buchen

Vereinfachen Sie Ihre Zahlungsprozesse, indem Sie einen Zahlungsvorschlag erstellen, der völlig unabhängig vom Dateiformat und der Zahlungsrichtung ist. Das bedeutet, dass Sie mit einem Zahlungsvorschlag Überweisungen und Lastschriften auslösen können.
Wichtig ist hierbei auch, dass es eine Vielzahl von nationalen und internationalen Zahlungsformaten bereits gibt und diese bei Bedarf beliebig erweitert werden können.

Zusätzlich sind folgende Features hervorzuheben:

  • Flexibel definierbare Verwendungszwecke
  • Erfassen Sie Einmalzahlungen (z.B. um diverse Kreditoren abzubilden)
  • Verwenden Sie mehrere Bankkonten bei Debitoren oder Kreditoren
  • Sehen Sie die zugeordnete Bankverbindung bereits im Zahlungsvorschlag und ändern Sie diese bei Bedarf
  • Erstellen Sie eine Akontozahlung
  • Verteilen Sie den Gesamtzahlungsbetrag auf mehrere Auftraggeberbanken

Mit unserem Modul erw. Anlagenbuchhaltung haben Sie die Möglichkeit viele Dinge zu realisieren, die im Standard nur schwierig oder gar nicht möglich sind:

  • Wenn Sie eine Einkaufrechnung für Anlagegüter abzüglich Skonto zahlen, werden auch in der Anlagenbuchhaltung die Anschaffungskosten entsprechend automatisch reduziert.
  • Das Anlegen von neuen Anlagen wird durch frei definierbare Vorlagen deutlich vereinfacht.
  • Sie können auf einer Anlage auch mit Mengenangaben buchen und haben dann auch eine vereinfachte Möglichkeit um Teilabgänge zu realisieren.
  • Sie können Verschrottungen und Verkäufe getrennt darstellen und diese auch auf gesonderten Sachkonten in der Finanzbuchhaltung buchen.

Zusätzlich haben wir aussagekräftige Berichte, wie Anlagenab- und Zugänge, Anlagenspiegel und ein Inventarverzeichnis realisiert.

Automatisierte Bearbeitung XML-basierter Belege wie z.B. XRechnung

Continia XML Import ist eine Erweiterung der Lösung Document Capture mit der eingehende XML-basierte Belege, beispielsweise im XRechnung oder PEPPOL Format, sowie künftig auch ZUGFeRD erfasst und verarbeitet werden können.

Genau wie PDF-Dokumente werden diese XML-Dokumente automatisch aus konfigurierten E-Mail-Postfächern oder Dateiordnern heruntergeladen.
Mit der integrierten Anbindung des Continia Delivery Networks an das PEPPOL eDelivery Network können Lieferantenbelege parallel dazu auch automatisiert über diesen Kanal empfangen werden. Sämtliche Daten der empfangenen Daten können aufgrund der vordefinierten Struktur automatisch ausgelesen und in die richtigen Felder in Business Central übertragen werden.

Da XML Import in Continia Document Capture integriert ist, bleiben die Prozesse für Ihre Anwender gleich und diese können die Dokumente beispielsweise direkt in Ihrem Business Central-Client in einer Vorschau anzeigen. Auch die Beleggenehmigung erfolgt wie bei PDF-Dokumenten.

E-Rechnungen automatisiert versenden – als PDF, XRechnung oder ZUGFeRD

Mit der integrierten Erweiterung XML Export für Document Output ist es möglich, XML-basierte Belegformate, wie XRechnung, PEPPOL, UBL, sowie künftig auch ZUGFeRD an die richtigen Empfänger zu senden.

Werden Sie den aktuellen Anforderungen von Behörden und Institutionen gerecht, in dem Sie Ihre Rechnungen und Gutschriften im Format XRechnung oder künftig auch ZUGFeRD versenden. Neben dem Versand dieser Dokumente als E-Mail ermöglicht die integrierte Anbindung des Continia Delivery Network (kommendes Release) es Ihren Anwendern, die Belege direkt über das PEPPOL eDelivery Network an Kunden zu senden.

Nutzen Sie mit diesem Modul den Vorteil optimierter Darstellung von Posten pro Sachkonto, Debitor und Kreditor am Bildschirm und im Druck.
Posten können mit Bemerkungen versehen werden und diese bei Bedarf gedruckt werden – im Kontoblatt, auf der Offenen-Posten-Liste oder separat.
Ändern Sie bei Bedarf nachträglich Ihren Buchungstext oder die externe Belegnummer.
Erstellen Sie Saldenbestätigungen mit An- und Rücksendeschreiben für Debitoren und Kreditoren und versenden Sie diese per E-Mail.
Drucken Sie aussagekräftige Auswertungen, wie:

  • Kontoblätter mit Schraffuren und Excelexporten
  • Offene-Posten-Listen mit Excel-Export, um die OP´s rückwirkend und gleichzeitig Stand heute zu betrachten
  • Zahlungsmoral Debitor/Kreditor

Sehr sinnvoll einsetzbar im Zusammenspiel mit den Modulen Zahlungsimport und -export: flexibles Management debitorisch/kreditorischer Verbände und Zentralregulierung. Konkret bedeutet dies z.B., dass Sie mehrere Debitoren zu einem Verband zusammenschließen können und bei Postenausgleich mehrere Debitoren in einem Schritt ausgleichen können, d.h. Sie haben Rechnungen für verschiedene Debitoren, aber es zahlt nur ein Debitor.
Zu dem Modul gehört ebenfalls der Verbund, d.h. Sie haben die Möglichkeit einen Debitor mit einem Kreditor zu verrechnen. Diese Verrechnungen können Sie beim Bankauszugimport im erweiterten Postenausgleich nutzen und Sie haben im Zahlungsvorschlag ebenso die Möglichkeit Verrechnungen vorzunehmen.

Sie möchten mit Ihren Kreditoren oder Debitoren Ratenzahlungen vereinbaren? Dann nutzen Sie dazu die Möglichkeit, Ratenzahlungsbelege mit unterschiedlichen Fälligkeiten zu erzeugen:

  • Über frei definierbare Vorlagen oder manuell
  • Beim Buchen des Originalbeleges
  • Aus dem gebuchten Posten heraus

Analog zu Debitoren und Kreditoren können Sie hier offene Posten auch auf Sachkonten bilden, Sie können OP-Listen für Sachkonten drucken oder nach Excel ausgeben: Insbesondere bei Konten wie „Geldtransit“, „Durchlaufende Posten“ oder „Aktive Rechnungsabgrenzungsposten“ ist dies ein großer Vorteil. Der Nutzen liegt klar auf der Hand:

  • Durch detaillierte Sachposten ist auch eine stichtagsbezogene Betrachtung möglich
  • Zum Verknüpfen von Posten können die gleichen Ausgleichsfunktionen wie bei Debitoren und Kreditoren genutzt werden
  • Übersichtliche Darstellung der OP-geführten Sachkonten mit den jeweiligen offenen Posten
  • Anwendung eines Berichtes, um Posten automatisch auszugleichen

Sie haben in Ihrer Installation mit mehreren Mandaten zu tun und möchten dabei auch mandantenübergreifend die Zahlungsprozesse im Auge behalten?

In unserem Modul Treasury haben wir dazu folgende Features:

  • Mandantenübergreifende Sichten auf Banksalden
  • Mandantenübergreifende Sichten auf offene Debitoren- und Kreditorenposten etc.
  • Mandantenübergreifende Sichten auf offene Importjournale
  • Auslösen und Bearbeitung von mandantenübergreifenden Zahlungsvorschlägen mit Verzweigungen auf einzelne Mandanten für weitere Bearbeitungen
  • Verwaltung eines Bankkontos mit Zahlungseingängen für verschiedene Mandanten
  • Cashpooling

In diesem Modul wurden sehr viele Anpassungen im Rahmen des Kontenschemas vorgenommen:

  • Zuordnung von Kontenschemata am Sachkonto
  • Kontenschema auf Basis von Kontengruppen
  • korrekter bilanzieller Ausweis von Kippkonten, debitorischer Kreditoren und kreditorischer Debitoren
  • Kontennachweis für die Summenzeilen der Kontenschemata
  • Plausibilitätsprüfung
  • Variablen im Spaltenlayout

Weitere Features:

  • Die Summen- und Saldenliste für Sachkonten, Debitoren und Kreditoren sind entsprechend dem DATEV-Layout angepasst.
  • Neben einer Organschafts-UVA haben Sie die Möglichkeit auch für normale USt-VA mit einem MwSt Posten-Kontennachweis Abstimmungen vorzunehmen.
  • Zusätzlich können Sie in diesem Modul dafür sorgen, dass der Vorsteuerabzug erst zu dem Belegeingangsdatum der Rechnung erfolgt.
  • Sie können Vorsteuer im Verkaufsbeleg und Umsatzsteuer im Einkaufsbeleg korrekt buchen, um z.B. Pfandrückengaben ordnungsgemäß zu buchen