3 simple NAV-Tipps im Alltag

Kennen Sie schon das „SiSo“-Prinzip?

Oh – ich bin ziemlich sicher, dass Sie dieses Prinzip sehr wohl kennen! Und „nein“, das hat nichts mit irgendwelchen Lagerabgangsmethoden zu tun. Es dreht sich hier um das Thema Stammdatenpflege. In vielen Unternehmen erlebe ich immer wieder, dass genau hier ein Schmerzpunkt ist. Entweder es wird zu viel eingepflegt oder zu wenig. Meist ist es zu wenig….

Wer das SiSo-Prinzip anwendet, erlebt relativ schnell, dass Auswertungen nicht funktionieren, Statistiken falsche Werte liefern und vieles mehr. Unschön? Ja – sicher! Doch es gibt einfache Mittel und Wege um die Stammdatenpflege zu vereinfachen und so sicherzustellen, dass alle Daten immer „sauber“ in Ihrem ERP-System eingetragen werden. Ob Sie hier über eine Berechtigungsstruktur zunächst festlegen, dass nur bestimmte Mitarbeiter (die „Auserwählten“) die Stammdaten überhaupt anlegen dürfen, eine organisatorische Anweisung herausgeben – ggf. mit einer kleinen Dokumentation wie was angelegt werden muss oder ob Sie die Vorlagen-Optionen in Dynamics aktivieren und dafür nutzen – es gibt viele Möglichkeiten!

Arbeitsersparnis durch Vorlagen

Die Vorlagen existieren schon seit einiger Zeit in NAV – allerdings waren sie bisher nie wirklich sichtbar. Mit den Versionen NAV2017 und NAV2018 wurden diese Vorlagen in den Vordergrund gestellt – im CRONUS können Sie gut erkennen, was ich damit meine. Wenn Sie hier beispielsweise in der Debitorenübersicht auf das Symbol „NEU“ klicken, erhalten Sie zunächst eine Vorlagenabfrage – und können dann wählen, welche Vorlage Sie hier als Grundlage nutzen wollen.

Der Vorteil der Vorlagen ist der, dass Sie hier bestimmte Felder bereits vorbelegen können- beispielsweise die Buchungsgruppen. Ohne „Buchungsgruppen“ können Sie einen Datensatz schon mal nicht ohne weiteres in einem Prozess verwenden. Sie möchten genauer kennenlernen, wie Sie Ihre Stammdaten optimal in den Griff bekommen können? Melden Sie sich bei mir – gerne unterstütze ich Sie bei diesem Punkt. Damit „Shit-in-Shit-out“ in Ihrem System keine Chance hat!

Muss für jedes Angebot ein Debitor erstellt werden?

Die Antwort lautet hier „Nein“! Nutzen Sie die Möglichkeiten, die Sie über das Marketingmodul in NAV zur Verfügung haben! Möchte ein Interessent ein Angebot von Ihnen, genügt es vollkommen dessen Adresse zunächst als „Kontakt“ in NAV anzulegen. Über die Kontaktkarte und mithilfe der sogenannten „Debitorenvorlagen“ (nicht zu verwechseln übrigens mit den Stammdatenvorlagen!) können Sie auf einfachem Wege ein Verkaufsangebot erstellen.

Der Vorteil dieser Vorgehensweise:

• Sie haben keinen „unnötigen“ Stammdatensatz in Ihrem System erzeugt. Denn niemand weiß zu diesem Zeitpunkt, ob der Interessent Ihr Angebot annimmt.
• Kontaktkarten könnten Sie anlegen und löschen so oft Sie möchten. Im Gegensatz zu einer Stammdatenkarte – denn hier gibt es einige „Einschränkungen“, die zu beachten wären.

Nimmt Ihr Interessent das Angebot an, genügen wenige „Klicks“ und Sie können aus dem Angebot selbst sowohl einen Debitor wie auch einen Auftrag erstellen. Einziger Punkt hier wäre das Feld Mahnmethodencode. Denn: dieses Feld ist bis heute leider nicht in der Debitorenvorlagenkarte vorhanden. Meine Empfehlung hier: lassen Sie sich dieses Feld bitte unbedingt zufügen. Der Grund: ist zum Zeitpunkt der Erstellung eines Verkaufsbeleges der Mahnmethodencode nicht gefüllt und wird aus diesem Verkaufsbeleg später eine gebuchte Rechnung, wird diese Rechnung nicht in den Mahnlauf laufen. Selbst wenn Sie nach Erstellen des neuen Debitors den Mahnmethodencode nachpflegen, hat das keinerlei Auswirkung mehr auf bereits vorhandene Verkaufsbelege.